Privatlivspolitik

EasyHours drives af Martin Nielsen, Zollikerstrasse 23, 8008 Zürich, Schweiz ("EasyHours", "vi", "os" eller "vores").

Du kan kontakte os på Vis e-mail, hvis du har spørgsmål om privatliv, brug for support eller ønsker at udøve dine rettigheder vedrørende data.

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi indsamler, bruger, videregiver og beskytter personoplysninger i forbindelse med EasyHours.

1. Omfang

EasyHours er en erhvervstjeneste til tidsregistrering og personaleadministration. Den er beregnet til virksomheder og deres autoriserede brugere, f.eks. ejere, administratorer, ledere, medarbejdere og kioskbrugere.

Når en virksomhed eller arbejdsgiver bruger EasyHours til at administrere medarbejderdata, tidsregistreringer, vagtplaner, godkendelser eller lokationsbaserede fremmødefunktioner, er den pågældende virksomhed normalt den part, der beslutter, hvorfor og hvordan disse medarbejderdata bruges. I sådanne tilfælde behandler EasyHours som udgangspunkt dataene på kundens vegne.

EasyHours behandler også visse data til egne formål, herunder kontoadministration, godkendelse, sikkerhed, fakturering, support, forebyggelse af svig og servicemeddelelser.

2. Personoplysninger vi indsamler

Afhængigt af hvordan Tjenesten bruges, kan vi indsamle følgende kategorier af personoplysninger:

a. Konto- og profildata

Dette kan omfatte navn, e-mailadresse, telefonnummer, sprog, land, profilbillede og oplysninger om kontoopsætning.

b. Godkendelses- og sikkerhedsdata

Dette kan omfatte engangskoder, verifikationsstatus, sessionsdata, refresh-sessiondata, installationsidentifikatorer, IP-adresse, user agent, enhedsmetadata, appversion samt registreringer vedrørende sikkerhed eller forebyggelse af misbrug.

c. Virksomheds- og organisationsdata

Dette kan omfatte virksomhedsnavn, virksomhedslogo, virksomhedsland, virksomhedsindstillinger, rolletildelinger, ejeroplysninger, tilmeldingskoder eller tilmeldingsnøgler og abonnementsstatus.

d. Medarbejder- og ansættelsesrelaterede data

Dette kan omfatte medarbejderidentifikatorer, afdeling, start- eller slutdatoer, rolleoplysninger, indstillinger for arbejdstid, overarbejdsrelaterede indstillinger og andre data til medarbejderadministration, som kunden indtaster.

e. Tidsregistrerings- og fremmødedata

Dette kan omfatte ind- og udstemplinger, pauser, manuelle registreringer, noter, timeseddelstatus, godkendelseshistorik, tidsstempler, tidszoneoplysninger, projekt- eller opgavereferencer og relateret revisionshistorik.

f. Lokationsdata

Hvis lokationsbaserede funktioner er aktiveret, kan vi behandle koordinater for ind- og udtjekning, lokationsrelaterede adresser, virksomhedens lokationsregistreringer, geofence-indstillinger, relateret lokationskontekst og geokodningsdata, der bruges til at omsætte koordinater eller adresser til anvendelige kort- eller lokationsregistreringer.

g. Filer og medier

Dette kan omfatte avatarer, virksomhedslogoer, vedhæftede filer til tidsregistreringer, filnavne, filstørrelser, lagringsnøgler og relaterede metadata for objektlagring.

h. Fakturerings- og transaktionsdata

Dette kan omfatte faktureringskontaktoplysninger, plan- og abonnementsoplysninger, antal pladser, betalingsrelaterede metadata, fakturaoplysninger og skatterelaterede oplysninger. Betalingskortdata behandles typisk af vores betalingsudbyder i stedet for at blive opbevaret af os.

i. Notifikations- og enhedsdata

Dette kan omfatte push-tokens, påmindelsesindstillinger, data i notifikationsindbakken, leveringsstatus, e-mailpræferencedata, administratorvarsler og leveringsidentifikatorer for mobilplatforme, der bruges til Apple- eller Android-pushnotifikationer.

j. Support- og kommunikationsdata

Dette kan omfatte beskeder, du sender til os, supportanmodninger og anden kommunikation vedrørende Tjenesten.

3. Kilder til personoplysninger

Vi kan modtage personoplysninger:

• direkte fra dig;
• fra den kundeorganisation, der har oprettet eller administrerer din adgang til EasyHours;
• fra andre autoriserede brugere på den samme kundekonto;
• fra din browser, enhed eller dit operativsystem;
• fra betalings-, e-mail-, kort-, lagrings-, hosting- og notifikationsudbydere; og
• fra sikkerheds- og svigforebyggende kontroller, der udføres i forbindelse med Tjenesten.

4. Hvordan vi bruger personoplysninger

Vi bruger personoplysninger til at:

• levere, drive, vedligeholde og sikre Tjenesten;
• oprette og administrere konti og virksomhedsarbejdsrum;
• godkende brugere og administrere sessioner;
• behandle tidsregistrering, timesedler, godkendelser, vagtplaner, fraværsrelaterede registreringer, rapporter og analyser;
• understøtte kiosk- og delte enhedsarbejdsgange;
• muliggøre lokations- og geofence-funktioner, hvor de er konfigureret;
• behandle abonnementer, fakturering, skatter og relateret administration;
• sende servicemeddelelser, påmindelser, transaktionsmails og supportkommunikation;
• opdage, forebygge og undersøge svig, misbrug, forkert brug og sikkerhedshændelser;
• overholde retlige forpligtelser og håndhæve vores vilkår; og
• forbedre Tjenestens pålidelighed, ydeevne og brugervenlighed.

5. Retsgrundlag

Hvor databeskyttelseslovgivningen kræver et retsgrundlag, baserer vi os på et eller flere af følgende grundlag, afhængigt af sammenhængen:

• opfyldelse af en kontrakt eller foranstaltninger truffet forud for indgåelse af en kontrakt;
• legitime interesser, f.eks. drift af en sikker og pålidelig tjeneste, forebyggelse af misbrug, kundesupport og forbedring af Tjenesten;
• overholdelse af retlige forpligtelser; og
• samtykke, hvor det er påkrævet, f.eks. for visse enhedstilladelser eller ikke-nødvendige cookies eller teknologier.

6. Roller som dataansvarlig og databehandler

EasyHours har ikke én samlet rolle for al behandling.

EasyHours som dataansvarlig

EasyHours fungerer som dataansvarlig for data, vi bruger til vores egne forretningsformål, herunder:

• kontooprettelse og administration;
• login, godkendelse og sikkerhed;
• fakturering, abonnementsstyring og betalingsadministration;
• kundesupport og servicemeddelelser;
• forebyggelse af svig og misbrug samt overholdelse af lovgivning; og
• intern forbedring af Tjenesten og driftsadministration.

EasyHours som databehandler

EasyHours fungerer som udgangspunkt som databehandler, når en kunde bruger Tjenesten til at opbevare, administrere eller analysere medarbejderdata på vegne af kundens organisation, herunder:

• medarbejderregistre;
• tidsregistreringer og timesedler;
• vagtplaner og godkendelser;
• vedhæftede filer uploadet af kunden eller autoriserede brugere; og
• lokations- eller geofence-data, der behandles som led i kundekonfigurerede fremmødearbejdsgange.

Hvis du er medarbejder eller arbejdstager, og dine data behandles gennem EasyHours af din arbejdsgiver eller organisation, er din arbejdsgiver eller organisation normalt det primære kontaktpunkt for spørgsmål om disse medarbejderdata.

7. Lokation og medarbejderovervågning

Lokations- og geofence-funktioner er valgfrie produktfunktioner. Hvis en kunde aktiverer dem, og hvis den relevante bruger eller enhed giver de nødvendige tilladelser, kan EasyHours behandle lokationsdata i forbindelse med fremmødearbejdsgange.

Kunder er ansvarlige for at bruge disse funktioner lovligt, herunder at give eventuelle påkrævede arbejdspladsmeddelelser, fastsætte passende interne politikker og sikre, at deres brug af overvågnings-, fremmøde- og lokationsværktøjer overholder gældende ansættelses-, arbejdsplads- og databeskyttelseslovgivning.

8. Deling af personoplysninger

Vi kan dele personoplysninger med:

a. Den relevante kunde og dennes autoriserede brugere

Hvis du bruger EasyHours via en virksomheds- eller arbejdsgiverkonto, kan dine data være synlige for den pågældende kunde og for de autoriserede brugere, kunden udpeger, afhængigt af kundens konfiguration og tilladelser.

b. Tjenesteudbydere og underdatabehandlere

Vi kan dele data med udbydere, der hjælper os med at drive Tjenesten, f.eks. udbydere af:

• hosting, databaseinfrastruktur, objektlagring, backuplagring, disaster recovery og relaterede tekniske driftsopgaver;
• e-maillevering;
• betalinger, abonnementer, fakturering og faktureringsadministration;
• analyse og måling af produktbrug;
• kort og geokodning;
• pushnotifikationer; og
• sikkerhed, logning og supportdrift.

Disse udbydere kan, hvor det er relevant, omfatte:

• Hetzner, som vi bruger til applikationshosting, databaseinfrastruktur, objektlagring, backup og relateret infrastrukturdrift. Vores primære applikationsinfrastruktur, database og objektlagring hostes i Tyskland.
• Backblaze, som vi bruger til backuplagring og backupkopier relateret til disaster recovery. Vi bruger i øjeblikket Backblazes EU Central-region til disse backups.
• Resend, som vi bruger til levering af transaktions- og supportmails. Dette kan indebære behandling af e-mailadresser, meddelelsesindhold og relaterede leveringsmetadata.
• Stripe, som vi bruger til betalingsbehandling, abonnementer, fakturering og faktureringsadministration. Betalingskortoplysninger behandles generelt direkte af Stripe i stedet for at blive opbevaret af os.
• PostHog, som vi bruger til analyse og måling af produktbrug. Hvor vi har konfigureret det, kan dette omfatte website- eller produktanalysedata. Vi bruger i øjeblikket PostHogs EU cloud-region.
• Google Maps Platform, som vi bruger til kort- og geokodningsrelaterede funktioner. Dette kan indebære behandling af adresser, koordinater og relaterede lokationsopslagsdata.
• Apple Push Notification service (APNs), som vi bruger til at levere pushnotifikationer til Apple-enheder.
• Firebase Cloud Messaging (FCM), som vi bruger til at levere pushnotifikationer til Android-enheder.
• andre udbydere, som vi fra tid til anden kan bruge til sikkerhed, logning og driftsmæssig support.

c. Professionelle rådgivere og parter i virksomhedstransaktioner

Vi kan dele data med advokater, revisorer, bogholdere, forsikringsselskaber eller i forbindelse med en fusion, overtagelse, finansiering, omstrukturering eller salg af hele eller dele af vores virksomhed.

d. Videregivelse af juridiske eller sikkerhedsmæssige grunde

Vi kan videregive data, når vi med rimelighed mener, at videregivelse er nødvendig for at overholde lovgivning, regler, retlige processer eller lovlige anmodninger fra myndigheder eller for at beskytte rettigheder, sikkerhed eller tryghed.

9. Internationale overførsler

EasyHours kan behandle personoplysninger i Schweiz og i andre lande, hvor vi eller vores tjenesteudbydere opererer.

Vores primære hostinginfrastruktur, database og objektlagring hostes i Tyskland. Vi bruger i øjeblikket Backblazes EU Central-region til backuplagring. Nogle af vores andre tjenesteudbydere kan behandle eller tilgå data fra andre jurisdiktioner afhængigt af, hvordan deres tjenester leveres og supporteres.

Hvor gældende lov kræver det, bruger vi passende garantier for internationale overførsler, f.eks. kontraktmæssige beskyttelser, databehandleraftaler og standardkontraktbestemmelser eller lignende anerkendte overførselsmekanismer.

10. Opbevaring af data

Vi opbevarer personoplysninger, så længe det med rimelighed er nødvendigt til de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik, herunder for at levere Tjenesten, overholde retlige forpligtelser, løse tvister, håndhæve aftaler, opretholde sikkerhed og føre passende forretningsregistre.

Generelt:

• opbevares konto- og profildata, mens den relevante konto er aktiv og i en rimelig periode derefter;
• opbevares sikkerheds- og godkendelseslogs, så længe det med rimelighed er nødvendigt af hensyn til sikkerhed, forebyggelse af svig, fejlfinding og revision;
• opbevares medarbejder-, tidsregistrerings- og fremmødedata generelt i overensstemmelse med kundens instruktioner og vores kontraktmæssige og retlige forpligtelser;
• kan fakturerings- og skatteregnskaber opbevares i længere perioder, hvor lovgivning eller regnskabsstandarder kræver det; og
• kan backupkopier forblive i rullende backups i en begrænset periode, før de overskrives eller slettes.

11. Cookies og lignende teknologier

EasyHours bruger cookies og lignende teknologier til formål som:

• godkendelse og sessionsstyring;
• sikkerhed og forebyggelse af svig;
• kiosksessionsfunktionalitet;
• sprog- eller brugerfladepræferencer;
• tjenestepålidelighed og teknisk drift; og
• analyse, hvor vi har konfigureret analysefunktioner.

EasyHours bruger i øjeblikket PostHog til analyserelateret måling. Afhængigt af hvordan analyse er konfigureret, kan dette indebære cookies eller lignende teknologier, der bruges til at måle website- eller produktbrug.

Hvis vi bruger ikke-nødvendige cookies eller lignende teknologier, hvor samtykke er påkrævet, vil vi anmode om dette samtykke gennem en passende samtykkemekanisme og opdatere denne privatlivspolitik efter behov.

12. Sikkerhed

Vi bruger rimelige tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er udformet til at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, misbrug, ændring eller videregivelse.

Ingen metode til overførsel eller lagring er dog fuldstændig sikker, og vi kan ikke garantere absolut sikkerhed.

13. Dine rettigheder

Afhængigt af din placering og den lovgivning, der gælder, kan du have rettigheder vedrørende dine personoplysninger, f.eks. ret til at:

• få indsigt i dine data;
• få urigtige data rettet;
• anmode om sletning af data;
• gøre indsigelse mod eller begrænse visse behandlinger;
• anmode om portabilitet for visse data; og
• trække samtykke tilbage, hvor behandlingen er baseret på samtykke.

For at udøve dine rettigheder skal du kontakte Vis e-mail.

Hvis EasyHours behandler dine data på vegne af din arbejdsgiver eller en anden kunde, bør du normalt kontakte den organisation først. Vi kan bistå vores kunde med at besvare din anmodning, hvor det er påkrævet.

14. Klager

Hvis du er bekymret over, hvordan vi håndterer personoplysninger, bedes du først kontakte os på Vis e-mail.

Afhængigt af den lovgivning, der gælder, kan du også have ret til at indgive en klage til den kompetente databeskyttelsesmyndighed, herunder den schweiziske føderale databeskyttelses- og informationskommissær (FDPIC) eller din lokale tilsynsmyndighed.

15. Børns data

EasyHours er beregnet til erhvervsmæssig brug og henvender sig ikke til børn. Vi indsamler ikke bevidst personoplysninger direkte fra børn gennem forbrugerrettet brug af Tjenesten.

16. Ændringer af denne privatlivspolitik

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik fra tid til anden.

Når vi gør det, offentliggør vi den opdaterede version i eller gennem Tjenesten og opdaterer datoen "Senest opdateret" ovenfor. Væsentlige ændringer kan også blive meddelt gennem Tjenesten eller via e-mail, hvor det er passende.

17. Kontakt

Martin Nielsen
Zollikerstrasse 23
8008 Zürich
Schweiz

E-mail: Vis e-mail