Loading...
Af EasyHours | 5. april 2025
En praktisk guide til de nye krav om arbejdstidsregistrering for danske virksomheder
Tags: arbejdstidsregistrering, lovkrav, smv, tidsregistrering
Den 1. juli 2024 trådte en ny lov i kraft, som kræver arbejdstidsregistrering for alle medarbejdere i Danmark. Især for små og mellemstore virksomheder kan det virke overvældende pludselig at skulle registrere arbejdstid dagligt. Hvad indebærer de nye tidsregistrering krav, og hvordan kommer man i gang?
Bare rolig – i dette blogindlæg besvarer vi de mest almindelige spørgsmål om registrering af arbejdstid på et klart og betryggende sprog uden juridisk eller teknisk jargon.
Vi gennemgår emner som: Hvem skal registrere tid? Hvordan skal arbejdstid registreres? Hvad med hjemmearbejde? Hvad er en selvtilrettelægger? Hvordan skal data opbevares? og Hvilke systemer kan bruges? Til sidst får du også et tip til en nem løsning, der sikrer, at din virksomhed lever op til alle arbejdstidsregler uden besvær.
Kort fortalt: Alle arbejdsgivere og medarbejdere er omfattet af kravet om arbejdstidsregistrering. Uanset om din virksomhed er stor eller lille, og uanset om medarbejderne er fuldtid, deltid, i fleksjob eller timelønnede, skal deres arbejdstid registreres dagligt. Selv en ansat, der kun arbejder et par timer om ugen, skal registrere sine timer.
Der er kun få mulige undtagelser. Topchefer (f.eks. en administrerende direktør, der juridisk ikke betragtes som "lønmodtager") kan falde udenfor kravet. Desuden findes begrebet "selvtilrettelæggere" – medarbejdere i særlige stillinger med høj grad af autonomi. Disse kan undtages fra registrering, men det kræver specifik aftale (se mere om selvtilrettelæggere længere nede). For langt de fleste virksomheder vil dette dog ikke være aktuelt, så regn med, at alle ansatte skal registrere deres arbejdstid.
Den nye lov kræver, at I registrerer hver medarbejders samlede arbejdstid for hver dag. Det vil sige antallet af timer, den enkelte har arbejdet på en given dag. I behøver ikke notere præcist hvornår på dagen arbejdet er udført (mødetid og gå-tidspunkt er ikke påkrævet) – blot hvor mange timer der er arbejdet i alt den dag. Hvis en medarbejder fx arbejder 7 timer på kontoret og senere 1 time hjemme om aftenen, skal dagen registreres som 8 timer i alt.
Hvem udfører registreringen, og hvor ofte? Det mest normale er, at medarbejderen selv registrerer sine timer, f.eks. via et tidsregistreringssystem eller et timeskema. Loven siger ikke noget om, hvor ofte det skal ske – det kan være dagligt, ugentligt eller efter hver afsluttet opgave, alt efter hvad der giver mening i jeres virksomhed. Det vigtige er, at registreringerne er pålidelige. Det anbefales at føre tiden løbende (helst dagligt eller tæt på), mens det stadig er frisk i hukommelsen, så I undgår fejl. Som arbejdsgiver kan det være en god idé at lave nogle enkle interne retningslinjer for, hvordan og hvornår medarbejdere skal registrere deres arbejdstid, så alle gør det korrekt og konsekvent.
Hvad skal registreres som arbejdstid? Det er kun den faktiske arbejdstid, der skal registreres. Pauser, der er selvbetalte (altså hvor medarbejderen ikke får løn og ikke står til rådighed for arbejde), skal ikke tælles med. Til gengæld skal alle arbejdstimer registreres – også selvom de evt. er overarbejde uden ekstra løn eller arbejde udført på skæve tidspunkter. Lønnen eller betalingens art er uvedkommende for registreringen – det afgørende er, om tiden bruges på arbejde.
Gælder kravet også ved hjemmearbejde? Ja – hjemmearbejde skal registreres på lige fod med arbejde på arbejdspladsen. Hvis en medarbejder arbejder fra hjemmekontoret en dag eller tager et par timer ekstra om aftenen derhjemme, skal de timer lægges til den pågældende dags samlede arbejdstid. Den nye lov skelner ikke mellem, hvor arbejdet udføres; det vigtige er, at alle dagens arbejdstimer kommer med i registreringen.
Det er værd at bemærke, at reglerne om hviletid er lidt fleksible ved lejlighedsvist hjemmearbejde. Normalt siger 11-timers reglen, at en medarbejder skal have 11 sammenhængende timers hvile inden for hver 24 timer. Hvis en medarbejder frivilligt arbejder lidt hjemme om aftenen (ud over normal arbejdstid), tæller de timer naturligvis med som arbejde, men det betragtes ikke som et brud på hviletidsreglerne – forudsat at det er lejlighedsvis og tilrettelagt af medarbejderen selv. Med andre ord behøver I ikke bekymre jer om at overtræde hviletidsloven, hvis en ansat af og til vælger at arbejde senere hjemmefra. Er hjemmearbejde derimod en fast eller væsentlig del af jobbet, gælder de almindelige hviletidsregler som normalt. Uanset hvad, skal al arbejdstid registreres, uafhængigt af om den foregår på kontoret, i marken eller derhjemme.
"Selvtilrettelægger" er et begreb fra arbejdstidsreglerne, der dækker over visse medarbejdere i stillinger med en meget høj grad af frihed til selv at tilrettelægge deres arbejde. En medarbejder anses for at være selvtilrettelægger, hvis vedkommende enten selv fuldstændigt kan bestemme, hvornår arbejdet udføres, eller hvis arbejdstiden slet ikke kan måles eller fastlægges på forhånd på grund af jobbets karakter. Typisk vil det dreje sig om ganske få personer, f.eks. nogle topledere eller specialister, der ikke har en fast rutine eller mødetid og i praksis selv disponerer over deres tid.
For at en medarbejder reelt kan undtages som selvtilrettelægger, skal det aftales og fremgå eksplicit af ansættelseskontrakten. Hvis en person er klassificeret som selvtilrettelægger, betyder det, at vedkommende kan undtages fra kravet om tidsregistrering (og de er som regel også undtaget fra visse dele af hviletidsreglerne og 48-timers grænsen). Vigtigt: Selvtilrettelæggere er undtagelsen, der bekræfter reglen. Langt de fleste medarbejdere er ikke selvtilrettelæggere. Med andre ord bør I kun bruge denne undtagelse i helt særlige tilfælde. Hvis I er i tvivl, om en bestemt stilling kan anses som selvtilrettelæggende, skal der foretages en konkret vurdering – og som nævnt kræver det en aftale på skrift. For de fleste virksomheder vil alle ansatte skulle registrere arbejdstid helt normalt.
Hvor længe og hvordan skal vi gemme registreringerne? I skal gemme dokumentationen for registreret arbejdstid i mindst 5 år. Dette krav betyder, at de daglige timesedler eller data i jeres system skal kunne hentes frem selv mange år senere. Desuden skal medarbejderen have adgang til sine egne registrerede data. Både nuværende og tidligere ansatte har ret til at få oplysning om, hvor meget de arbejdede i en given periode, selv op til fem år tilbage i tiden.
For praktisk håndtering betyder det, at jeres tidsregistreringsdata skal opbevares sikkert og struktureret. Brug et system eller en metode, hvor data ikke kan ændres i smug eller gå tabt. I bør også sikre jer, at I kan udlevere eller vise en medarbejder alle sine registreringer for de seneste 5 år, hvis vedkommende beder om det. Hvis systemet er meget besværligt at trække data ud fra, kan det være et problem – medarbejderens adgang til oplysningerne skal være "tilgængelig" i praksis.
Husk desuden at behandle registreringerne fortroligt, da de kan indeholde personfølsomme oplysninger om medarbejderes arbejdstid og eventuelt fravær. Overhold gerne almindelige retningslinjer for persondata/GDPR, f.eks. sørg for at kun relevante personer har adgang til data, og slet oplysningerne når opbevaringsperioden udløber. Men som udgangspunkt: hav en løsning, der automatisk gemmer alle arbejdstidsregistreringer i minimum fem år, og gør det muligt at genfinde dem per medarbejder efter behov.
Skal vi investere i et dyrt digitalt system? Ikke nødvendigvis – loven giver jer metodefrihed til at vælge et tidsregistreringssystem, så længe det opfylder kravene om at være "objektivt, pålideligt og tilgængeligt." Det vil sige, at systemet skal kunne måle den samlede daglige arbejdstid præcist (objektivt), man skal kunne stole på data (pålideligt), og både arbejdsgiver og medarbejder skal kunne få adgang til informationerne (tilgængeligt).
I praksis kan tidsregistrering foretages på mange måder. Det kan være helt simpelt, f.eks. et stykke papir eller et regneark, hvor medarbejderen skriver sine timer ned. Det kan også være et elektronisk stempelur, et projektstyringsværktøj med timeføring eller en dedikeret tidsregistrerings-app. Der er ikke krav om, at det skal være digitalt – en fysisk notesbog eller en mail med dagens timer kan i princippet gøre det. Men i virkeligheden vil en digital løsning ofte være en stor fordel. Digitale systemer kan automatisk sikre, at data gemmes forsvarligt i 5+ år, de kan beskytte mod fejl og snyd (f.eks. ved at låse tidligere registreringer), og de gør det lettere at give medarbejderne indsigt i deres egne timer.
Hvad end I vælger, så sørg for at systemet passer til jeres hverdag. Har I få medarbejdere og en simpel drift, kan I måske klare jer med et enkelt skema. Har I mange ansatte eller skiftende arbejdstider, kan et digitalt tidsregistreringssystem spare jer for meget tid og besvær. Overvej også integration med lønsystemet eller vagtplaner, hvis det er relevant – nogle systemer kan registrere arbejdstid automatisk ud fra f.eks. logins eller adgangskort, men det er ikke et krav.
Tip: Det vigtigste er, at jeres løsning lever op til lovkravene. I kan læse mere om fordele og ulemper ved forskellige metoder i vores artikel om fordele ved digital tidsregistrering. Har I brug for hjælp til at komme i gang, kan I også følge guiden med de 5 trin til at indføre arbejdstidsregistrering i virksomheden.
At skulle indføre arbejdstidsregistrering behøver ikke være svært. EasyHours.dk er et godt eksempel på en løsning, der gør det nemt at overholde alle lovkravene. Med EasyHours kan medarbejderne registrere deres arbejdstid hurtigt (også via mobil), og systemet sørger automatisk for, at alle data gemmes sikkert i 5 år. Samtidig har både ledelse og ansatte altid adgang til de nødvendige oplysninger. EasyHours er designet specifikt til at være simpelt, pålideligt og fuldt ud lovpligtigt, så I kan fokusere på jeres forretning i stedet for administration.
Kunne du tænke dig at prøve det i din virksomhed? Besøg EasyHours.dk for at læse mere og kom i gang med en gratis prøveperiode. Lad EasyHours hjælpe jer med at gøre arbejdstidsregistrering nem, effektiv og compliant – så er I på forkant med de nye krav uden unødig ekstra arbejde. ✅