Loading...
Af EasyHours | 3. april 2025
En letforståelig guide til, hvordan du kan komme i gang med arbejdstidsregistrering i din virksomhed
Tags: arbejdstidsregistrering, lovkrav, eu-regler, arbejdstid, hviletid, tidsregistrering, dansk lovgivning
Fra 1. juli 2024 træder ny EU-lovgivning i kraft, som gør systematisk registrering af arbejdstid lovpligtig for alle arbejdsgivere. Det betyder, at alle virksomheder – store som små – skal registrere medarbejdernes daglige arbejdstid. Hvis du driver en lille eller mellemstor virksomhed, tænker du måske, at det lyder uoverskueligt med ekstra administation. Bare rolig – det behøver ikke være svært at komme i gang med arbejdstidsregistrering. I denne guide forklarer vi, hvorfor det er vigtigt at starte nu, og viser 5 nemme trin til at indføre tidsregistrering i din virksomhed uden stress eller juridisk jargon.
For mere baggrund om de nye regler kan du læse vores introduktionsindlæg om lovkravet, og har du spørgsmål, finder du svar i vores FAQ-artikel. Her fokuserer vi på praktiske trin, der giver dig ro i maven og sikrer, at din virksomhed hurtigt overholder den lovpligtige arbejdstid-registrering.
At komme hurtigt i gang med arbejdstidsregistrering er vigtigt af flere grunde. For det første skal din virksomhed ifølge loven have et system til tidsregistrering på plads senest 1. juli 2024. Jo før I starter, desto mere tid har I til at finde den rigtige løsning og vænne jer til de nye rutiner inden fristen. For det andet undgår I stress og panik op til deadline – ved at være i god tid sikrer I jer, at alt fungerer, og at I overholder reglerne, så I slipper for potentielle bøder eller påtaler. Læs mere om lovkravene til tidsregistrering for at få det fulde overblik.
Derudover giver en tidlig start ro og overblik. I kan trin for trin implementere arbejdstidsregistreringen og justere undervejs, frem for at kaste jer ud i det i sidste øjeblik. Endelig kan en god løsning til tidsregistrering også give positive sidegevinster: bedre overblik over arbejdstimer, mere fair fordeling af opgaver og sikkerhed for, at ingen arbejder for meget. Kort sagt – det kan faktisk gavne både virksomheden og medarbejderne.
Nedenfor gennemgår vi fem konkrete trin, som hjælper jer hurtigt og enkelt i gang med arbejdstidsregistrering i praksis.
Første trin er at sætte dig ind i, præcis hvad den nye lov kræver. Helt kort betyder loven, at alle medarbejderes daglige arbejdstid skal registreres på en pålidelig og tilgængelig måde. Hver dag skal altså registreres hvor mange timer (og minutter) den enkelte har arbejdet. Du behøver ikke registrere hvornår på dagen arbejdet er udført, kun den samlede daglige arbejdstid. Det er vigtigt viden, da det gør opgaven mere overskuelig – har en medarbejder fx arbejdet sine normale 7,5 time, så er det dét, der skal noteres.
Sørg for at informere dig om detaljerne i lovkravet: Hvem i jeres virksomhed er omfattet (typisk alle ansatte, bortset fra f.eks. topledere og selvstændige ejere), og om der er særlige regler I skal tage hensyn til i jeres branche. Du behøver ikke blive ekspert i jura, men få et overordnet overblik. Vores introduktionsindlæg dækker lovens hovedpunkter i let sprog, hvis du vil have det fulde billede. Med denne viden i bagagen er du klar til næste skridt.
Nu hvor du kender kravene, skal du vælge hvordan I vil registrere arbejdstid. Loven stiller ingen specifikke krav til systemet – det kan være alt fra en simpel Excel-ark eller en notesbog til et digitalt tidsregistreringssystem. For en mindre virksomhed er det dog en fordel at vælge en enkel, digital løsning. Et digitalt værktøj (f.eks. en app eller online system) gør arbejdstidsregistrering legende let i hverdagen og minimerer risikoen for fejl og glemte registreringer.
Overvej hvad der passer jer bedst: Skal det være helt simpelt, eller ønsker I ekstra funktioner som rapporter eller automatisk påmindelse? Det vigtigste er, at systemet er brugervenligt for dig og dine medarbejdere. I praksis betyder det, at alle nemt skal kunne registrere deres timer – gerne på få klik. En dedikeret tidsregistreringsapp som f.eks. EasyHours er udviklet specifikt til at gøre tidsregistrering nem og opfylde lovkravene uden besvær. Uanset hvad I vælger, så tænk langsigtet: vælg et system I også kan bruge om et par år, så I ikke skal skifte igen. Husk også at sikre, at systemet opbevarer data forsvarligt (lovkravet siger, at registreringerne skal gemmes i flere år), og at hver medarbejder kan få adgang til sine egne registreringer. Alt dette klarer de fleste moderne tidsregistreringssystemer automatisk.
Når I har valgt jeres løsning til arbejdstidsregistrering, er det næste trin at få lavet interne retningslinjer for, hvordan I bruger den. Det lyder måske formelt, men det kan holdes helt enkelt. Idéen er bare at sikre, at alle ved, hvordan og hvornår de skal registrere deres arbejdstid, og hvad der evt. sker, hvis man glemmer det.
Start med at fastlægge hvordan I registrerer: Skal medarbejderne registrere præcist hver dag, eller samler I op ugentligt? (Det anbefales at gøre det mindst ugentligt, så ingen skal forsøge at huske en hel måneds timer fra hukommelsen). Hvis I har medarbejdere med fast arbejdstid hver dag, kan I overveje at lade dem nøjes med at registrere afvigelser – det vil sige, at en normal arbejdsdag ikke kræver aktiv registrering, men hvis de fx går tidligt eller arbejder over, så registrerer de den ændring. Dette gør det ekstra nemt for alle parter, da man ikke behøver registrere "samme tid som altid" hver dag.
Notér også hvem der har ansvar for hvad: Skal hver medarbejder selv indberette sine timer (typisk ja), og er der en person – f.eks. en administrator eller leder – der løbende kontrollerer, at registreringerne er på plads? Overvej hvordan I vil håndtere det, hvis nogen glemmer at få registreret: måske en venlig påmindelse i starten frem for skrappe konsekvenser. Formålet er ikke at straffe, men at få alle ind i en god rutine. Sørg for at skrive disse retningslinjer ned og del dem med teamet (det kan være et kort dokument eller mail). Så er alle på samme side, og I har samtidig dokumentation for, at I har iværksat de nødvendige tiltag (hvilket også er en del af lovkravet).
Nu hvor systemet og de interne retningslinjer er på plads, skal medarbejderne involveres. Det er afgørende at få dem godt med fra start, da arbejdstidsregistrering i praksis jo er noget, de selv skal gøre i hverdagen. Planlæg en kort introduktion: fortæl hvorfor I indfører tidsregistrering (f.eks. "Det er nu et lovkrav, og det skal sikre et godt arbejdsmiljø og korrekte opgørelser af arbejdstid – ikke fordi vi vil overvåge jer"). Det er vigtigt at kommunikere, at formålet er positivt og ikke et udtryk for mistillid. Når medarbejderne forstår, at tidsregistrering gavner dem selv (f.eks. sikrer korrekt løn for overarbejde og overholdelse af hviletidsregler), vil de være mere motiverede.
Giv en praktisk demonstration af det valgte system: Vis hvordan man registrerer sin arbejdstid skridt for skridt. Dette kan gøres på et fælles møde eller via en lille guide. Sørg for, at alle får mulighed for at prøve systemet af – måske lav en øvelse, hvor alle registrerer "i dag" sammen, så I er sikre på, at det fungerer på alles telefoner eller computere. Vær også klar til at hjælpe dem, der evt. ikke er så teknisk stærke; heldigvis er de fleste tidsregistreringsværktøjer ret intuitive.
Aftal også, at I i starten følger op hyppigt – f.eks. kan I efter den første uge kort vende, om alle har fået registreret deres tid, og om der er spørgsmål eller problemer. Den indledende træning og dialog skaber tryghed. Når først medarbejderne oplever, hvor nemt det er at registrere arbejdstiden (især med et godt system), vil det hurtigt blive en naturlig del af arbejdsdagen.
Nu er I klar til at gå i gang for alvor. Sæt en startdato for, hvornår den løbende arbejdstidsregistrering træder i kraft – for eksempel fra næste mandag eller den 1. i kommende måned. Gør det klart, at fra den dag af skal alle relevante medarbejdere begynde at registrere deres arbejdstid efter jeres nye praksis. Det kan være en god idé at starte lidt før det faktisk bliver lovpligtigt, så I har en tilpasningsperiode. På den måde kan I nå at opdage og løse eventuelle småproblemer, inden det for alvor gælder.
I de første par uger efter opstart bør I følge op løbende. Hold øje med, om alle får registreret som de skal. Det kan ske, at nogen glemmer det i starten – send gerne en venlig påmindelse, eller tag en hurtig snak, hvis en medarbejder har glemt at registrere flere dage. Ofte kan automatiske påmindelser i systemet også hjælpe (hvis jeres løsning har den funktion). Brug opfølgningsperioden til at justere jeres processer: Hvis I opdager, at noget i retningslinjerne er uklart eller upraktisk, så tilpas det. Måske viser det sig, at ugentlig registrering passer bedre end daglig for jer – eller omvendt, at det er nemmest at gøre det hver dag efter fyraften. Vær ikke bange for at justere, så længe I holder jer inden for lovens rammer (husk, minimumskravet er som sagt at hver dags arbejdstid bliver registreret, på den ene eller anden måde).
Efterhånden som arbejdstidsregistreringen kører, vil det blive en rutine for alle. Sørg for at anerkende det – ros f.eks. teamet for at have taget den nye proces i brug. I kan nu føle jer sikre på, at I overholder de lovpligtige krav og samtidig har skabt transparens omkring arbejdstid. Skulle myndighederne eller andre nogensinde spørge ind til jeres tidsregistrering, kan I trygt fremvise, at I har styr på det.
Implementering af arbejdstidsregistrering behøver slet ikke være så uoverskueligt, som det måske lyder ved første øjekast. Ved at følge disse fem trin – forstå kravet, vælg en simpel løsning, lav klare retningslinjer, involvér medarbejderne og kom godt fra start – kan selv en lille virksomhed hurtigt få styr på den lovpligtige registrering af arbejdstid. Nøglen er at tage det skridt for skridt og vælge en løsning, der gør det nemt for jer alle.
Klar til en enkel løsning? EasyHours.dk er udviklet netop til at hjælpe små og mellemstore virksomheder i gang med arbejdstidsregistrering på få minutter. Med EasyHours får I et brugervenligt system til tidsregistrering, der lever op til alle lovkrav – uden unødigt bøvl. Prøv EasyHours gratis i 30 dage, og oplev hvor nemt det kan være at gøre arbejdstidsregistrering til en integreret del af jeres hverdag. Så er I i trygge hænder, og I kan fokusere på det, der er vigtigt for jer, velvidende at tidsregistreringen kører effektivt og korrekt i baggrunden. Kom godt i gang i dag – og få styr på arbejdstiden med et smil!