Loading...
Af EasyHours | 3. april 2025
En letforståelig guide til de nye lovkrav om arbejdstidsregistrering for danske virksomheder
Tags: arbejdstidsregistrering, lovkrav, eu-regler, arbejdstid, hviletid, tidsregistrering, dansk lovgivning
Den 1. juli 2024 trådte en ny lov i kraft, der kræver at alle danske arbejdsgivere skal registrere deres medarbejderes arbejdstid. Denne lov er resultatet af EU's arbejdstidsdirektiv og en afgørende dom fra EU-Domstolen, som har til formål at beskytte medarbejdere og sikre overholdelse af regler om arbejdstid og hviletid.
I dette indlæg gennemgår vi alt, hvad du som arbejdsgiver skal vide om den nye lov - fra baggrunden og formålet til de praktiske krav og implementering. Vi giver dig også konkrete råd til, hvordan du nemt kan overholde loven uden unødigt administrativt besvær.
Uanset om du driver en lille virksomhed eller en større organisation, vil denne guide hjælpe dig med at forstå dine forpligtelser og komme godt i gang med arbejdstidsregistrering.
Fra 1. juli 2024 blev det lovpligtigt for alle danske arbejdsgivere at registrere medarbejdernes arbejdstid. Denne nye lovpligtige registrering af arbejdstid udspringer af EU-regler og har til formål at sikre, at EU's arbejdstidsregler overholdes. I dette blogindlæg giver vi en letforståelig introduktion til de nye krav om arbejdstidsregistrering. Se også vores komplette guide til lovkrav om tidsregistrering. Vi forklarer baggrunden (EU-dommen og arbejdstidsdirektivet), gennemgår hvem loven gælder for, hvad arbejdsgiverne præcist skal gøre, og hvilke konsekvenser der kan være ved at ikke overholde loven. Indlægget er skrevet i et klart og venligt sprog, så du som virksomhedsleder uden juridisk baggrund nemt kan forstå, hvad der skal gøres – og hvordan du kommer godt i gang.
Baggrunden for den nye lov er en vigtig EU-dom og EU's arbejdstidsdirektiv. I maj 2019 afgjorde EU-Domstolen, at alle medlemslande skal sikre, at arbejdsgivere indfører et system til at registrere medarbejderes daglige arbejdstid. Denne afgørelse kom, fordi EU's arbejdstidsdirektiv fastsætter klare EU arbejdstidsregler om maksimal arbejdstid og hviletid – men uden registrering var det svært at håndhæve disse regler. For at beskytte medarbejderne mod overarbejde og sikre deres trivsel, blev Danmark derfor nødt til at indføre et generelt krav om tidsregistrering.
Hvad går EU's arbejdstidsregler ud på? Arbejdstidsdirektivet indeholder bl.a. disse centrale regler:
Derudover stiller EU-reglerne krav om pauser (f.eks. passende pause hvis man arbejder mere end 6 timer i træk). Alt dette skal sikre, at medarbejdere ikke overbelastes. Med den nye lov kan myndighederne nu kræve dokumentation for, at disse regler bliver overholdt – og det er her kravet om arbejdstidsregistrering kommer ind i billedet. Registreringskravet skal give dokumentation for eventuelle brud på reglerne om arbejdstid og hviletid, så man tidligt kan opdage og forebygge problemer.
Kort sagt gælder loven alle arbejdsgivere i Danmark – uanset branche, størrelse eller om I normalt registrerer tid eller ej. Fra 1. juli 2024 skal alle medarbejdere (lønmodtagere) have deres arbejdstid registreret. Det betyder, at selv små og mellemstore virksomheder nu skal indføre en form for tidsregistrering, hvis de ikke allerede har det.
Findes der nogen undtagelser? Ja, der er en enkelt snæver undtagelse: de såkaldte "selvtilrettelæggere". Dette er medarbejdere i højere stillinger, som selv fastlægger deres arbejdstid og har en meget høj grad af autonomi i jobbet. Typisk vil det være øverste ledelse eller specialister, hvis arbejdstid ikke kan måles eller på forhånd fastlægges. Kun hvis en medarbejder opfylder betingelserne for at være selvtilrettelægger, kan vedkommende undtages fra kravet om tidsregistrering. Det skal i så fald fremgå udtrykkeligt af ansættelseskontrakten, at medarbejderen er selvtilrettelægger. For de fleste virksomheder vil dette kun omfatte ganske få (hvis overhovedet nogen) ansatte – for langt de fleste medarbejdere er der ingen undtagelse, og arbejdstiden skal registreres som udgangspunkt. Læs mere om tidsregistrering for funktionærer og andre medarbejdergrupper.
Hvad indebærer kravet i praksis? Som arbejdsgiver har du ansvaret for at indføre et system, der registrerer hver medarbejders samlede daglige arbejdstid på en objektiv, pålidelig og tilgængelig måde. Lad os bryde det ned i konkrete punkter:
Vælg et tidsregistreringssystem: Der er metodefrihed. Du kan bruge alt fra en simpel timeseddel eller Excel-ark til en digital tidsregistreringsapp – så længe systemet lever op til lovens krav om at være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Med objektivt menes, at registreringen skal være neutral og korrekt; pålideligt betyder, at data ikke nemt kan ændres eller forsvinde; tilgængeligt betyder, at både arbejdsgiver og medarbejder nemt skal kunne få adgang til registreringerne. Med andre ord: vælg et system der passer jer, men sørg for at det registrerer timerne præcist og at I kan dokumentere det, hvis det kræves.
Registrér den daglige arbejdstid: Loven kræver, at hver medarbejders arbejdstid registreres hver dag – det vil sige antallet af timer arbejdet pr. dag. Det er ikke nødvendigt at notere præcist mødetid og gå-hjem-tid, medmindre I selv ønsker det. I skal blot sikre jer, at dagens samlede arbejdstimer bliver noteret. Hvis jeres medarbejdere har faste arbejdstider eller en vagtplan, kan I med fordel registrere afvigelser i stedet for at indtaste det samme hver dag. For eksempel: hvis en medarbejder normalt arbejder 7,5 time, men en dag arbejder 8,5 time, kan man nøjes med at registrere den ekstra time den dag. Denne fleksible metode er tilladt og kan minimere administrativt bøvl, så længe det endelige resultat – den korrekte daglige timetotal – er registreret.
Involver medarbejderne: Som udgangspunkt er det praktisk, at medarbejderne selv indberetter deres timer i det valgte system (f.eks. via en app eller ved at udfylde en timeseddel). Du bør informere alle ansatte om, hvordan og hvornår de skal registrere deres arbejdstid. Det kan være en god idé at lave en kort vejledning eller politik for arbejdstidsregistrering i virksomheden, der beskriver: hvad der skal registreres (f.eks. almindelig arbejdstid, overarbejde, pauser), hvornår det skal registreres (helst løbende eller dagligt), og hvad konsekvensen er, hvis man glemmer det. En sådan politik om arbejdstidsregistrering er ikke direkte påkrævet af loven, men den er en hjælp til at sikre fælles forståelse og konsistens. (Tip: Se vores interne guide Sådan kommer du nemt i gang for trin-for-trin råd til at implementere tidsregistrering i jeres virksomhed.)
Følg op og kontroller: Fordi det i sidste ende er arbejdsgivers ansvar at arbejdstiden registreres korrekt, skal I internt følge op på, at systemet rent faktisk bliver brugt. Sørg for at rykke medarbejdere, der ikke får indberettet deres timer, og kontrollér jævnligt, at de registrerede oplysninger virker rigtige og stemmer nogenlunde overens med arbejdstidsaftalerne. Hvis noget ser forkert ud (f.eks. en medarbejder der konsekvent glemmer at registrere eller har usandsynligt få timer registreret), bør I tage en dialog om det. Hav eventuelt en proces for godkendelse af registrerede timer, så både medarbejder og leder er enige om tidsregistreringen.
Opbevar data i 5 år: Loven kræver, at I gemmer registreringerne i mindst 5 år. Dette hænger sammen med, at man skal kunne dokumentere overholdelse af 48-timersreglen over en længere periode. Sørg derfor for, at jeres tidsregistreringssystem kan lagre data forsvarligt i mindst fem år, og at I har styr på sikkerhed og privatliv (GDPR) omkring disse data. Medarbejderne skal også have adgang til deres egne registrerede data så længe de er ansat – det giver transparens og gør det muligt for dem selv at følge med i deres timer og for eksempel opdage, hvis noget ikke er registreret korrekt.
Undtagelser håndteres korrekt: Hvis I vurderer, at en eller flere medarbejdere i virksomheden opfylder kriterierne for selvtilrettelæggere (jf. afsnittet Hvem gælder loven for? ovenfor), skal I sørge for at dokumentere dette i ansættelseskontrakten. Det vil typisk kræve et tillæg til kontrakten, der præcist angiver at vedkommende er undtaget fra arbejdstidsregistrering og fra reglerne om fx hviletid. Det er vigtigt kun at bruge denne undtagelse, hvor den er berettiget – det er en meget snæver undtagelse, og det skal kunne forklares og forsvares, hvis I vælger at kategorisere en person som selvtilrettelægger.
(Har du flere spørgsmål? Se vores FAQ om arbejdstidsregistrering hvor vi besvarer typiske spørgsmål om de nye regler.)
Man kan måske spørge: Hvad sker der, hvis vi ikke får indført tidsregistrering eller glemmer at bruge systemet? Svaret er, at det kan have alvorlige konsekvenser for din virksomhed. Selvom der i selve loven ikke står en fast bødestraf for "manglende tidsregistrering", så risikerer I sanktioner alligevel, fordi manglende registrering ofte hænger sammen med brud på arbejdstidsreglerne. Her er nogle potentielle konsekvenser:
Påbud eller bøder fra Arbejdstilsynet: Arbejdstilsynet (myndigheden der fører tilsyn med arbejdsmiljø og arbejdstid) kan reagere, hvis I ikke overholder reglerne. De kan udstede et påbud (dvs. pålægge jer at rette op med det samme) eller i værste fald en bøde for overtrædelse. Arbejdstilsynet kan også kræve, at I fremover indfører tiltag, der forhindrer overtrædelse af f.eks. 48-timers-reglen.
Godtgørelse til medarbejdere: Hvis det viser sig, at en medarbejder har arbejdet ud over de tilladte grænser (f.eks. overskredet 48-timers reglen eller ikke fået 11 timers hvile) og I som arbejdsgiver ikke har gjort noget for at forhindre det, kan medarbejderen have krav på en godtgørelse (erstatning) for det brud på reglerne. Manglende registrering gør det sværere for jer at dokumentere, at I har overholdt reglerne – og dermed lettere for en medarbejder at få medhold i, at der skete en overtrædelse. Med andre ord, uden ordentlige tidsregistreringer står I med et svagere forsvar, hvis nogen klager over overarbejde eller manglende hviletid.
Andre juridiske konsekvenser: Fagforeninger kan involvere sig på medarbejdernes vegne, hvis reglerne ikke overholdes. I alvorlige eller gentagne tilfælde kan det skade virksomhedens omdømme og arbejdsrelationerne internt. Desuden er overholdelse af arbejdstidsreglerne en del af arbejdsmiljølovgivningen – systematisk brud kan i yderste fald føre til større pålæg om at ændre arbejdsgange eller reducere arbejdstiden for jeres ansatte. Kort sagt: det kan blive dyrt og besværligt at lade være med at overholde kravet.
Bottom line: Tag kravet om tidsregistrering alvorligt. Det handler ikke kun om at efterleve en lov, men også om at passe på jeres medarbejdere og jeres virksomhed. Heldigvis behøver det ikke at være svært eller tidskrævende at overholde – der findes gode løsninger, som kan gøre det nemt.
At indføre lovpligtig tidsregistrering kan lyde uoverskueligt, især for en lille eller mellemstor virksomhed. Men du står ikke alene, og det behøver slet ikke at være kompliceret. Faktisk findes der brugervenlige digitale værktøjer, som kan klare det meste af arbejdet for jer. EasyHours.dk er et eksempel på en løsning, der er udviklet netop med henblik på at hjælpe danske virksomheder med nem tidsregistrering og sikre EU-compliance. Med EasyHours kan I hurtigt komme i gang med at registrere arbejdstid for alle medarbejdere – systemet er simpelt at bruge for både ledelse og ansatte, og det lever naturligvis op til alle lovkrav om objektivitet, pålidelighed og tilgængelighed.
Gør det nemt at overholde den nye lov – besøg EasyHours.dk i dag. På EasyHours.dk kan I læse mere og komme i gang med en løsning, der sparer jer for unødigt bøvl og sikrer, at lovpligtig registrering af arbejdstid bliver en integreret, enkel del af hverdagen. Ved at vælge en smart løsning som EasyHours viser I både jeres ansatte og myndighederne, at I tager arbejdstidsreglerne seriøst og værner om medarbejdernes trivsel. Så tag action nu: Få styr på jeres tidsregistrering – og lad EasyHours hjælpe jer godt på vej!