Loading...
Af EasyHours | 3. april 2025
En guide til fordelene ved digital tidsregistrering
Tags: arbejdstidsregistrering, lovkrav, eu-regler, arbejdstid, hviletid, tidsregistrering, dansk lovgivning
Små og mellemstore virksomheder i Danmark står over for et nyt krav: Alle medarbejderes arbejdstid skal registreres dagligt fra 1. juli 2024. Mange overvejer derfor, hvordan de bedst kan overholde lovkravet – skal man bruge papirskemaer, udfylde en Excel timeseddel, eller investere i et digitalt system? I dette indlæg ser vi nærmere på, hvorfor digital registrering af arbejdstid ofte er den bedste løsning. Vi forklarer i et roligt og klart sprog fordelene ved digitale løsninger frem for de klassiske metoder som Excel og papir, og giver jer indblik i brugervenlighed, fejlrisici, overholdelse af lovkrav, datalagring og effektivitet. Som du måske har læst i vores introduktionsindlæg, er arbejdstidsregistrering blevet et lovkrav, og her guider vi dig til den smarteste måde at gribe det an på.
Mange mindre virksomheder starter med en simpel Excel timeseddel eller endda papirark for at registrere arbejdstid. Det virker umiddelbart nemt og billigt – alle kender jo Excel, og et stykke papir koster ingenting. Men der opstår hurtigt en række udfordringer:
Manuel indtastning og fejl: Med papir og Excel er alt afhængigt af menneskelig indtastning. Det er let at glemme at få alle timer med, taste forkert eller misforstå krøllede håndskrevne noter. En enkelt fejl kan betyde forkerte timetal, hvilket kan skabe frustration for både medarbejder og ledelse.
Tidskrævende administration: Når I bruger papirskemaer eller Excel-ark, skal I manuelt samle og tjekke timesedlerne. En travl bogholder eller administrator skal måske rykke medarbejdere for manglende indtastninger og bagefter bruge tid på at sammenfatte data. Det er ikke bare tidskrævende – det er også kedeligt rutinearbejde, der tager fokus fra vigtigere opgaver.
Mangel på overblik og dokumentation: Papirbunker kan blive væk eller beskadiget, og Excel-filer kan blive overskrevet eller glemt i mail-indbakken. Hvis I pludselig får brug for at fremlægge dokumentation for medarbejderes arbejdstid (f.eks. ved en revision eller en forespørgsel fra myndighederne), kan det være svært at hive alle oplysninger frem hurtigt. Papir og simple regneark giver heller ikke et nemt overblik over mønstre i arbejdstid eller overtrædelse af arbejdstidsregler – den slags skal beregnes manuelt.
Sikkerhed og fortrolighed: Med papir og Excel er data ikke særligt beskyttet. Fysiske timesedler kan forsvinde, og et Excel-ark, der deles på email, kan lande hos forkerte modtagere. Derudover kan det være svært at kontrollere, hvem der har adgang til eller kan redigere i et Excel-ark, hvilket kan gå ud over dataintegriteten. Kort sagt er de traditionelle metoder sårbare, når det gælder sikker opbevaring af jeres data.
Selvfølgelig er papir og Excel bedre end slet ingen registrering. Men disse metoder lever ikke op til moderne krav om effektivitet og pålidelighed. I takt med at virksomheden vokser – eller blot for at leve op til de nye regler – vil I opleve, at manuel tidsregistrering bliver en hæmsko i hverdagen.
En digital tidsregistreringsløsning (f.eks. en brugervenlig tidsregistrering app) eliminerer mange af de problemer, som papir og Excel giver. Her er nogle af de vigtigste fordele ved at gå digitalt:
Høj brugervenlighed: Digitale systemer er designet til at gøre det så nemt som muligt for medarbejderne at registrere deres tid. Typisk kan man registrere timer via en app på mobilen eller en webportal – hurtigt og uden besvær. Det betyder, at alle kan få det gjort i farten, uanset om de er i marken, på kontoret eller arbejder hjemmefra. Når tidsregistrering er let at bruge, er der større sandsynlighed for, at det rent faktisk bliver gjort korrekt og hver dag.
Automatisk logning og færre fejl: Et godt digitalt system registrerer arbejdstid objektivt og præcist. Nogle løsninger tilbyder f.eks. start/stop-tider, automatik omkring pauser eller endda geografisk baseret stempling ind og ud. Fordi beregningerne sker automatisk i systemet, undgår I tastefejl og glemte timer – systemet kan endda sende påmindelser, hvis en medarbejder mangler at indberette sin tid for dagen.
Overholdelse af lovkrav uden besvær: Digitale løsninger hjælper jer med at få registreret den daglige arbejdstid for hver medarbejder, så I automatisk lever op til lovkravene. Data er objektive og pålidelige, så I kan leve op til kravet om et "objektivt, pålideligt og tilgængeligt" system. Medarbejderne kan som regel selv se deres registrerede timer, hvilket opfylder kravet om tilgængelighed og giver gennemsigtighed. Skulle myndighederne eller jeres revision spørge ind til arbejdstid, kan I med få klik trække en rapport direkte fra systemet i stedet for at samle bilag sammen manuelt.
Sikker datalagring: Med en digital løsning opbevares alle registreringer sikkert i skyen eller på en beskyttet server. I slipper for papirer, der kan blive væk, og filer, der kan korruptes. De fleste professionelle systemer tager løbende backup af data, så intet går tabt. Samtidig kan adgangen styres per bruger, så kun relevante personer kan se eller ændre i tidsdata. Det giver jer ro i sindet, at jeres data om arbejdstid er forsvarligt gemt.
Effektivitet og overblik: Når tidsregistreringen kører digitalt, sparer I tid i administration. I skal ikke længere taste data fra papir til computer eller samle timesedler ind – det hele er samlet ét sted. I får automatisk overblik over medarbejdernes timer uge for uge og måned for måned. Mange digitale systemer giver mulighed for at generere rapporter og statistik med et klik, så I nemt kan se f.eks. overarbejde, flextid eller om nogen nærmer sig grænsen for maksimalt tilladt arbejdstid. Dette gør det også lettere at håndtere løn og fakturering, da timerne er opgjort korrekt og til tiden.
Kort sagt får I med et digitalt system en løsning, der er enkel, sikker og effektiv – til gavn for både medarbejdere og ledelse. I udnytter teknologien til at slippe for trivielle opgaver og minimere risikoen for fejl. Når I har valgt en løsning, kan I også overveje at bruge moderne måder til timeregistrering som automatiserer processen endnu mere. Hvis I vil vide mere om, hvordan I kommer godt i gang, har vi også lavet en guide med de 5 trin til implementering af tidsregistrering i virksomheden.
Lad os opsummere forskellene mellem de tre metoder på de vigtigste punkter:
Brugervenlighed: Papirskemaer kræver at medarbejderen husker at udfylde timesedler i hånden og aflevere dem – det er tidskrævende og ikke særligt intuitivt. Excel-ark er lidt bedre, da de kan udfyldes på computer, men de er stadig afhængige af, at man åbner filen og manuelt indtaster alt. En digital løsning (f.eks. en tidsregistrering app) er derimod mest brugervenlig: medarbejdere kan registrere tid løbende via telefonen eller PC'en, ofte med få klik og måske endda automatik, hvilket gør det let at få alle med.
Fejlrisiko: Med papir og blyant kan tal nemt læses forkert eller opsummeres forkert, og i Excel kan én forkert formel eller en tastefejl skabe upræcise data. Der er ingen indbygget kontrol, så en menneskelig fejl kan stå ubemærket. Digitale systemer reducerer fejl drastisk ved at automatisere udregninger og validere input (f.eks. undgå umulige klokkeslæt). Systemet kan advare, hvis noget mangler eller ser forkert ud, så fejl fanges og rettes med det samme.
Overholdelse af lovkrav: Det nye lovkrav kræver en pålidelig registrering af arbejdstid. Papir og Excel opfylder i princippet kravet om at registrere timer, men de gør det sværere at sikre konsekvent og troværdig registrering hver dag. Derudover kan det være besværligt at give hver medarbejder nem adgang til sine egne registreringer med disse metoder. Et digitalt system er bygget til at opfylde lovens krav: hver registrering tidsstemples objektivt, data kan ikke bare lige ændres uden spor, og medarbejdere kan logge ind og se deres egne timer. I står derfor langt stærkere ift. dokumentation og tilsyn.
Datalagring og sikkerhed: Papir skal gemmes fysisk (med risiko for brand, vandskade eller rod i arkiverne), og Excel-filer skal I selv sørge for at gemme sikkert (husk backup!). Ingen af delene er særlig sikre i længden. Digitale løsninger lagrer alt centralt og krypteret. I har altid en sikker kopi af historikken, og I behøver ikke bekymre jer om, hvorvidt en mappe forsvinder fra hylden eller en fil bliver væk på computeren. Data er typisk bedre beskyttet mod både uheld og uautoriseret adgang i et professionelt system.
Effektivitet i hverdagen: Med manuelle løsninger spilder I tid på at indsamle, taste ind og efterkontrollere. Excel kan hjælpe lidt med automatisk summering af tal, men kræver stadig masser af manuelle trin og koordinering. Et digitalt tidsregistreringssystem sparer jer for al den unødvendige administration. Leder eller HR kan trække de informationer de skal bruge, når de skal bruge dem, uden først at skulle samle brikkerne. Det frigiver tid, som I kan bruge på mere værdiskabende arbejde i virksomheden.
Som det ses, vinder den digitale løsning på alle fronter, når det gælder tidsregistrering. For medarbejderne bliver registreringen nemmere og mere ligetil, og for virksomheden bliver data mere pålidelige og tilgængelige.
Papir og Excel kan nok løse opgaven i sin simpleste form, men de kan ikke måle sig med et digitalt system, når kravene til nøjagtighed, sikkerhed og effektivitet tages i betragtning. Med en digital løsning får I en fremtidssikret måde at håndtere arbejdstidsregistrering, som både sparer tid og giver ro i maven.
Er I klar til at prøve digital tidsregistrering i praksis? I kan oprette jer gratis på EasyHours.dk og se, hvor enkelt det er at komme i gang. EasyHours er et enkelt digitalt system til arbejdstidsregistrering, der er skræddersyet til mindre virksomheder. Prøv EasyHours gratis i 30 dage og oplev fordelene ved en moderne løsning – jeres medarbejdere (og jeres fremtidige selv) vil takke jer for det.