Loading...
Af EasyHours | 10. april 2025
En guide til at vælge det optimale tidsregistreringssystem, der passer til din virksomheds behov
Tags: tidsregistreringssystem, arbejdstidsregistrering, digitalisering, smv
At vælge det rette tidsregistreringssystem til din virksomhed kan være afgørende for både effektivitet, medarbejdertilfredshed og overholdelse af lovkrav. Med de mange muligheder på markedet kan det dog være svært at navigere og finde præcis den løsning, der passer til jeres behov.
I denne artikel guider vi dig gennem processen med at vælge det optimale tidsregistreringssystem. Vi ser på de vigtigste kriterier, du bør overveje, typiske faldgruber du skal undgå, og hvordan du finder balancen mellem simplicitet og funktionalitet. Uanset om I er en lille virksomhed, der skal i gang med tidsregistrering for første gang, eller en større organisation, der ønsker at opgradere jeres nuværende system, får du her konkrete råd til at træffe det rigtige valg.
At vælge det rigtige tidsregistreringssystem fra starten er afgørende af flere grunde. For det første er arbejdstidsregistrering ikke længere et valg, men et lovkrav: Siden 1. juli 2024 skal alle arbejdsgivere registrere medarbejdernes arbejdstid. Det rigtige system hjælper din virksomhed med at overholde loven uden unødigt bøvl, fordi det sikrer pålidelig registrering og opbevaring af data.
For det andet handler det om langsigtet effektivitet. Hvis du investerer i et godt system nu, undgår du at skulle skifte senere hen – en proces der kan være tidskrævende og dyr. Et velfungerende system giver dig hurtigt overblik over timer, gør lønbehandling lettere og frigør tid til vigtigere opgaver.
Endelig er brugervenlighed en kæmpe faktor: Vælger du et system, som dine medarbejdere nemt kan bruge (gerne en nem tidsregistrering via en app eller web), øger du chancen for at alle registrerer deres tid korrekt. Det skaber bedre data og mindre frustration. Kort sagt, det rigtige valg fra start giver ro i maven, fordi du både er i compliance og får en løsning, der fungerer i hverdagen.
Tip: Hvis I er helt nye inden for digital tidsregistrering, kan I læse vores guide om 5 trin til at komme i gang med tidsregistrering for at få en plan for implementeringen. Her får I hjælp til at komme godt fra start med jeres nye system.
Når din virksomhed skal vælge et nyt tidsregistreringssystem, er der en række vigtige kriterier at overveje. Her gennemgår vi syv centrale punkter, som kan hjælpe jer med at træffe det rigtige valg:
Brugervenlighed: Systemet skal være let at bruge for alle medarbejdere – uanset teknisk niveau. En intuitiv løsning med et enkelt design sikrer, at arbejdstidsregistrering bliver en nem del af hverdagen og ikke en tidsrøver. Tænk over om systemet findes på dansk, om menuerne er overskuelige, og om det er nemt at lære. Jo mere brugervenligt, desto større sandsynlighed for at alle faktisk bruger det korrekt hver dag.
Pris: Overvej både anskaffelsespris og løbende omkostninger. For en SMV kan budgettet være begrænset, så det gælder om at finde en løsning, der opfylder jeres behov uden at sprænge banken. Husk at den billigste løsning ikke altid er den bedste – hvis et billigt system mangler vigtige funktioner eller er svært at bruge, kan det ende med at koste mere i tidsspild og frustration. Sammenlign priser på forskellige løsninger, og vær opmærksom på om prisen er per bruger, per måned, eller eventuelt en engangslicens.
Mobiladgang: I dag foregår meget arbejde på farten eller ude af kontoret. Sørg for at vælge et system med en app til tidsregistrering eller en mobilvenlig hjemmeside, så medarbejderne kan registrere tid fra deres smartphone eller tablet. Mobiladgang gør det nemt for ansatte at "stemple ind og ud" uanset om de er på kontoret, hjemme eller på kundebesøg. Det øger chancen for, at tiden bliver registreret i realtime og korrekt, frem for at man skal huske det senere.
Datalagring og sikkerhed: Et tidsregistreringssystem skal opbevare jeres data forsvarligt. Ifølge lovkravene skal oplysninger om arbejdstid gemmes i op til flere år, så systemet bør kunne håndtere langvarig datalagring. Undersøg hvor data gemmes – er det i skyen på en sikker server? – og om leverandøren lever op til GDPR og andre sikkerhedsstandarder. I vil have et pålideligt system, der ikke mister data, og som beskytter medarbejdernes personlige oplysninger.
Rapportering: Gode rapporteringsmuligheder er et must. I skal nemt kunne trække rapporter ud om arbejdstid for en given periode, både for at tjekke compliance (fx overholdelse af 48-timers reglen) og for at bruge data til løn, fakturering eller produktivitetsanalyser. Vælg et system, hvor I med få klik kan generere overskuelige rapporter over medarbejdernes timer, overarbejde, ferie, osv. Bonus er, hvis I kan tilpasse rapporterne eller eksportere data til Excel/PDF efter behov.
Support og hjælp: Teknologi skal gerne virke, men det er vigtigt at have hjælp ved hånden, hvis der opstår spørgsmål eller problemer. Tjek hvilken support der tilbydes: Er der dansk support? Telefonsupport, chat eller e-mail? Hvor hurtigt svarer de? Især i starten kan I få brug for lidt ekstra hjælp til opsætning eller brug af systemet. En leverandør med god kundeservice kan gøre hele forskellen på, om implementeringen bliver en positiv oplevelse. Læs evt. anmeldelser fra andre kunder om supportoplevelsen.
Integration med andre systemer: Tidsregistrering fungerer sjældent isoleret. Det kan spare jer for meget manuelt arbejde, hvis systemet kan integrere med jeres andre systemer – for eksempel lønsystem, økonomisystem eller projektstyringsværktøjer. Med en god integration kan registrerede timer automatisk overføres til lønudbetaling eller fakturering, så I slipper for dobbelindtastning. Overvej de programmer I allerede bruger i virksomheden, og undersøg om tidsregistreringssystemet kan tale sammen med dem. Det giver en mere strømlinet arbejdsgang og færre fejl.
Når virksomheder skal vælge tidsregistreringssystem første gang, ser man nogle typiske fejl gå igen. Her er nogle faldgruber og råd til at undgå dem:
At fokusere for ensidigt på pris: Selvfølgelig skal økonomien hænge sammen, men pas på med kun at gå efter den billigste løsning. En typisk fejl er at vælge et gratis eller meget billigt system, som viser sig at være besværligt at bruge eller mangler vitale funktioner. Løsningen er at tage helhedsbilledet med i betragtning – vær villig til at betale for kvalitet, hvis det sparer tid og bøvl i længden.
At vælge et for komplekst system: Nogle virksomheder ender med et alt for avanceret system, fordi de tænker "jo flere funktioner jo bedre". Men hvis systemet er for omfattende, kan det virke skræmmende eller uoverskueligt for brugerne. Resultatet bliver, at medarbejderne måske undlader at bruge alle de fancy funktioner – eller endnu værre, undgår systemet helt. Undgå denne fejl ved at matche systemets kompleksitet med jeres reelle behov. Ofte er en enklere løsning det bedste for mindre virksomheder (mere om dette nedenfor).
Ikke at inddrage medarbejderne: Det er en stor fejl at træffe valget i et lukket kontor uden input fra dem, der skal bruge systemet dagligt. Hvis medarbejderne føler, at et nyt system bliver "trukket ned over hovedet på dem", kan der opstå modstand. Du undgår dette ved at inddrage medarbejderne tidligt i processen – fx ved at få feedback på brugervenlighed under en gratis prøveperiode. På den måde får du deres buy-in, og de føler ejerskab til løsningen.
Ingen prøveperiode eller test: At købe katten i sækken er risikabelt. En typisk brøler er at rulle et system ud uden først at have testet det ordentligt. Heldigvis tilbyder de fleste udbydere en gratis prøve eller demo. Benyt den! Lad et par medarbejdere afprøve systemet i praksis i en uge eller to. Så opdager I eventuelle udfordringer før I har bundet jer for meget. Testperioden giver også mulighed for at justere opsætningen, lave instrukser og sikre, at I har valgt rigtigt inden endelig investering.
At glemme fremtiden: Måske har I kun få ansatte nu, men hvad med om et par år? En fejl er at vælge en løsning, der ikke kan skaleres eller tilpasses virksomhedens udvikling. Overvej derfor også fremtidige behov: Kan systemet håndtere, hvis I fordobler antal ansatte? Kan nye funktioner tilkøbes, hvis behovene vokser? Ved at tænke fremad sikrer I, at systemet kan følge med jeres virksomhed og I undgår at skulle skifte igen om kort tid.
Ved at være opmærksom på disse punkter kan I navigere uden om de værste faldgruber. Det handler om at være realistisk, tage sig tid til at undersøge markedet, og involvere dem der skal bruge løsningen. Så står I stærkere i jeres valg af tidsregistrering fra start.
Markedet byder på alt fra helt enkle apps til meget avancerede tidsregistreringssystemer. Men hvilken type passer bedst til en mindre eller mellemstor virksomhed?
Oftest får små virksomheder mest værdi ud af simple systemer. En simpel løsning fokuserer på det essentielle – nem tidsregistrering af arbejdstid – uden en masse ekstra (og potentielt forvirrende) funktioner. Det betyder typisk lavere omkostninger, hurtigere implementering og en mere brugervenlig oplevelse. Medarbejderne kan hurtigt lære systemet at kende, og I kommer hurtigt i gang med at registrere tid korrekt.
De mere komplekse løsninger henvender sig tit til store virksomheder med komplekse behov: De kan inkludere alt fra projektstyring, vagtplanlægning, HR-moduler, integration til mange forskellige systemer, osv. Det kan være fristende at vælge en "Rolls Royce"-løsning, men for en lille virksomhed kan det føles som at skyde gråspurve med kanoner. I risikerer at betale for funktioner, I aldrig får brugt, og systemet kan være sværere at vedligeholde.
Derfor: Vær ærlig om jeres behov. Hvis I primært har brug for at holde styr på komme/gå-tider og sikre at ingen arbejder for meget, så er en nem tidsregistreringsløsning sandsynligvis rigeligt. I kan altid opgradere senere hvis behovet opstår. Start simpelt – det vigtigste er, at I kommer i gang med arbejdstidsregistrering, får opfyldt lovkravene og får de fordele, som digital tidsregistrering giver i hverdagen.
(Læs evt. vores artikel om fordele ved en digital løsning for at se, hvad I konkret får ud af at droppe papir og Excel.)
At vælge det rigtige tidsregistreringssystem kræver lidt forarbejde, men det betaler sig hurtigt tilbage i form af nemmere administration, gladere medarbejdere og sikker compliance med arbejdsmiljøloven. Tænk langsigtet og find en løsning, der passer til jeres virksomhed både i dag og i morgen. Når I har overvejet kriterier som brugervenlighed, pris, mobiladgang, datalagring, rapportering, support og integration – såvel som undgået de typiske faldgruber – er I godt klædt på til at træffe den rigtige beslutning.
Og hvad så nu? Hvis I leder efter et simpelt og effektivt tidsregistreringssystem, er EasyHours et oplagt valg. EasyHours opfylder alle de nævnte kriterier på en brugervenlig måde og er udviklet med SMV'ers behov for øje. Start din gratis prøveperiode hos EasyHours.dk i dag, og oplev hvor nemt det kan være at holde styr på arbejdstiden – så er I hurtigt i gang og fuldt ud compliant uden besvær. Vi står klar til at hjælpe jer godt fra start!