Loading...
Af EasyHours | 5. april 2025
En guide til konsekvenserne af manglende arbejdstidsregistrering
Tags: arbejdstidsregistrering, lovkrav, eu-regler, arbejdstid, hviletid, tidsregistrering, dansk lovgivning
Hvordan påvirker det din virksomhed, hvis I udsætter eller overser kravet om arbejdstidsregistrering? I dette blogindlæg ser vi på konsekvenserne – juridiske, økonomiske og praktiske – ved manglende arbejdstidsregistrering. Siden 1. juli 2024 har alle arbejdsgivere skullet registrere medarbejdernes arbejdstid, og overtrædelse af arbejdstidsloven kan medføre alt fra bøder til erstatningskrav. Vi forklarer det hele i et roligt og oplysende sprog uden skræmmekampagner, giver eksempler på mulige scenarier, og viser jer en tryg løsning, der fjerner risikoen og sparer tid.
Den 1. juli 2024 trådte en ny lov om arbejdstidsregistrering i kraft i Danmark. Det betyder, at alle arbejdsgivere skal have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til at registrere medarbejdernes daglige arbejdstid. Formålet med loven er at sikre overholdelse af arbejdsmiljøreglerne om fx daglige hvileperioder og 48-timers arbejdsugegrænsen, samt at skabe transparens om arbejdstiden. Kravet gælder stort set alle ansatte – kun få selvtilrettelæggende topmedarbejdere kan undtages, og det skal i så fald fremgå af kontrakten. For de fleste små og mellemstore virksomheder (SMV'er) betyder det, at man skal indføre en form for tidsregistrering, hvis man ikke allerede har det. Læs mere om de specifikke lovkrav til arbejdstidsregistrering.
Myndighederne (fx Arbejdstilsynet) fører tilsyn med, at reglerne overholdes. Manglende tidsregistrering i sig selv har ingen skræddersyet bødestraf i lovteksten, men det sætter virksomheden i en sårbar position: Uden registrering har I ingen dokumentation for, at I følger reglerne. I praksis kan det føre til, at man kommer til at overtræde arbejdstidsreglerne utilsigtet – eller at man ikke kan bevise sin uskyld, hvis det bliver påstået. Nedenfor gennemgår vi de forskellige konsekvenser ved at ignorere eller udsætte kravet om tidsregistrering.
Overholder I ikke lovkravet om arbejdstidsregistrering, kan det få juridiske konsekvenser. Allerede nu har Arbejdstilsynet fokus på det nye krav, og en arbejdsgiver, der ikke kan dokumentere medarbejdernes arbejdstid, risikerer sanktioner. I første omgang kan myndighederne komme med advarsler eller påbud – fx et påbud om at indføre et system inden en frist. Ignoreres dette, eller opdages direkte brud på arbejdstidsreglerne (som hviletidsreglerne eller 48-timers grænsen), kan Arbejdstilsynet pålægge bøder. I værste fald kan de endda kræve, at virksomheden stopper driften midlertidigt, indtil problemerne er løst.
Ifølge arbejdsmiljølovgivningen kan overtrædelse af hviletids- og arbejdstidsregler straffes med bøde og i ekstreme tilfælde fængsel (op til 2 år) for grovere, forsætlige overtrædelser. Det skal understreges, at fængselsstraffe er yderst sjældne og kun relevant ved meget alvorlige tilfælde – men det illustrerer, at lovgiver ser alvorligt på området. Bøder er en mere nærliggende risiko: de kan variere alt efter overtrædelsens omfang og virksomhedens størrelse. I sager om brud på hviletidsreglerne opererer Arbejdstilsynet med standardbøder, hvor grundbeløbet typisk er ca. 20.000–45.000 kr. pr. overtrædelse. Har flere medarbejdere været berørt, eller er der skærpende omstændigheder, kan bødeniveauet eskalere yderligere – potentielt løbe op i meget store beløb. I særligt alvorlige tilfælde med mange gentagne overtrædelser kunne de samlede bøder i teorien nå millioner af kroner, om end de færreste SMV'er forhåbentlig nogensinde kommer i nærheden af det niveau.
En anden juridisk konsekvens er erstatningsansvar over for medarbejderne. Arbejdsmiljø- og arbejdstidsreglerne giver medarbejdere ret til godtgørelse, hvis reglerne brydes. Hvis en medarbejder kan påvise (eller blot påstår) at have arbejdet over den lovlige grænse, og I ikke kan modbevise det pga. manglende registrering, kan retten tilkende medarbejderen en godtgørelse. Typisk ligger sådanne godtgørelser i størrelsesordenen 25.000–50.000 kr. pr. medarbejder, alt efter overtrædelsens grovhed. Et eksempel: I en konkret sag om 48-timers reglen måtte en arbejdsgiver betale 25.000 kr. til en medarbejder, der havde arbejdet for mange timer over en 4-måneders periode. Som arbejdsgiver har man pligt til at sørge for, at hver medarbejder ikke overskrider disse grænser, så hvis det sker, er det arbejdsgiveren, der hæfter. Uden et pålideligt tidsregistreringssystem kan det være umuligt at dokumentere overholdelsen af reglerne – og så står man juridisk set meget svagt.
Når loven ikke overholdes, rammer det også på bundlinjen. Økonomiske konsekvenser ved manglende tidsregistrering hænger tæt sammen med de juridiske: Bøder fra myndighederne og godtgørelser/erstatninger til medarbejdere skal betales af virksomheden og kan blive en kostbar affære. Selv mindre bøder (fx 20-50.000 kr.) kan mærkes for en lille virksomhed, og hvis flere ansatte er berørt, kan beløbene løbe løbsk. Udover selve bøden kommer der potentielle sagsomkostninger – tid og penge brugt på at håndtere påbud, retssager eller forhandlinger med fagforeninger. Ressourcer, der kunne være brugt bedre i forretningen, bindes i stedet i brandslukning.
Manglende arbejdstidsregistrering kan også indirekte føre til økonomiske tab. Har I ikke styr på timerne, risikerer I fejl i lønudbetalinger – fx at der udbetales for lidt i overarbejde (hvilket kan føre til krav om efterbetaling senere), eller at I betaler for meget, fordi ingen har overblik. Begge dele er dyre i længden. Derudover kan fravær af et godt system gøre det sværere at optimere arbejdsgange og udnytte medarbejdernes tid effektivt. Uden data på arbejdstid mister ledelsen et vigtigt grundlag for at planlægge ressourcerne optimalt, hvilket kan ramme produktiviteten.
Endelig bør man ikke undervurdere de bløde økonomiske konsekvenser såsom tab af omdømme. Hvis en virksomhed gentagne gange overtræder arbejdstidsregler eller bliver kendt for ikke at passe på medarbejdernes arbejdsmiljø, kan det skade brandet og gøre det sværere at tiltrække både kunder og talent. I brancher med høj fagforeningsdækning kan manglende registrering også føre til flere tvister med fagforeningerne, hvilket ofte ender med dyre forlig eller retssager. Alt i alt kan en "spareøvelse" ved at udskyde tidsregistrering vise sig at blive rigtig dyr, når man medregner alle følgeomkostninger.
Udover lovens lange arm og økonomien er der en række praktiske konsekvenser ved ikke at få implementeret tidsregistrering. Først og fremmest står man uden dokumentation for de ansattes arbejdstider. Det lyder måske abstrakt, men tænk på situationer, hvor dokumentation er altafgørende: for eksempel hvis en medarbejder kommer til skade på arbejdet. I en arbejdsskadesag kan det være vigtigt at kunne fremvise, hvornår og hvor længe den pågældende har arbejdet, både af hensyn til forsikringer og for at afgøre, om arbejdsmiljøregler (som hviletid) er blevet overholdt op til ulykken. Har I ingen registreringer, står I dårligt stillet med at bevise, at I ikke har presset medarbejderen ud over rimelige grænser. Mangelfuld dokumentation kan således forværre sagens udfald for virksomheden eller forsinke sagsbehandlingen.
Et andet praktisk problem er, at uden et system risikerer I interne uoverensstemmelser og usikkerhed. Medarbejdere kan blive i tvivl om, hvordan de skal registrere deres tid – eller om de overhovedet får den rigtige løn for overtid. Det kan skabe frustration og mistillid, hvis der ikke er klare linjer. Små misforståelser om arbejdstid kan vokse sig store uden et fælles referencepunkt. For eksempel kan en medarbejder mene at have arbejdet mere end aftalt, mens ledelsen måske ikke er klar over det – uden registrering ender sådan en situation nemt i en konflikt eller utilfredshed, som kunne være undgået.
Desuden kan manglende tidsregistrering give driftsmæssige udfordringer i hverdagen. Planlægning af bemanding, ferie, overarbejde m.m. bliver mere besværlig uden et samlet system. I spilder tid på manuelle opgaver, fordi I ingen automatisk måde har at opsamle data på. Det kan være fristende at fortsætte med "som vi plejer" og tænke, at det nok går – men ofte ender man med at bruge mere tid på at rode med timesedler, Excel-ark eller efterrationalisering, end det ville tage at få et smart system op at køre. Med andre ord: Uden et tidsregistreringssystem løber I en risiko for både rod og spildtid i administrationen, hvilket er en praktisk hæmsko for en effektiv arbejdsdag.
Lad os se på nogle konkrete scenarier, der illustrerer konsekvenserne ved ikke at overholde arbejdstidsreglerne og kravet om registrering:
Bøde og påbud fra myndighederne: Forestil dig, at Arbejdstilsynet kommer på besøg. I har ikke et system, og det opdages, at flere medarbejdere arbejder uden at få registreret deres tid. Myndigheden kan fx give et påbud om straks at indføre tidsregistrering og samtidig udstede en bøde for overtrædelse af arbejdstidsreglerne. Bødeniveauet afhænger af forholdene, men selv en mindre førstegangsforseelse kan koste f.eks. 20-30.000 kr. i bøde. Hvis I retter ind hurtigt, slipper I måske med kun påbud og vejledning – men det er stadig en stressende og forstyrrende oplevelse, der nemt kunne være undgået.
Erstatningskrav fra medarbejder (48-timers reglen): En medarbejder har haft travlt og påstår efter nogle måneder, at han ofte har arbejdet mere end 48 timer om ugen i gennemsnit. Fordi der ikke er systematisk registrering hos jer, kan I ikke fremvise præcise timesedler. Medarbejderen henvender sig til sin fagforening, som hjælper med at rejse krav om godtgørelse for overtrædelse af 48-timers reglen. I en sådan tvist vil retten typisk tage medarbejderens ord for pålydende, hvis virksomheden mangler dokumentation. Det kan ende med, at I skal betale 25.000 kr. til medarbejderen i godtgørelse for den periode, I ikke kan dokumentere. Samtidig får I besked på at etablere et system, så det ikke gentager sig. Uanset hvad er 25.000 kr. et betydeligt beløb – og pengene kunne formentlig have finansieret et tidsregistreringssystem mange gange over.
Dårlig sag ved arbejdsskade: En uheldig dag sker der en arbejdsulykke på jeres værksted, hvor en medarbejder kommer alvorligt til skade sidst på eftermiddagen. Arbejdstilsynet og forsikringsselskabet undersøger sagen. De beder om dokumentation for den tilskadekomnes arbejdstid op til ulykken, bl.a. for at se om 11-timers reglen om hvile er overholdt det foregående døgn. Da I ikke har ført arbejdstidsregistrering, kan I ikke fremvise dokumentation. Det viser sig senere, at medarbejderen havde arbejdet til sent aftenhold dagen før og mødte tidligt igen – muligvis i strid med hviletidsreglerne. Manglen på data gør det svært at afkræfte, og det kan medføre en skærpet vurdering af jeres ansvar. I værste fald kan forsikringsselskabet reducere erstatningen eller Arbejdstilsynet give en ekstra bøde for brud på hviletidsreglerne, oveni den triste situation det i forvejen er. Havde I haft en ordentlig registrering, kunne I enten have forhindret bruddet – eller dokumenteret, at I faktisk overholdt reglerne.
Administrativt kaos og spildtid: I en travl mindre virksomhed uden tidsregistrering prøver I at holde styr på arbejdstid via tillid og hjemmelavede løsninger. Over tid har forskellige medarbejdere forskellige aftaler: nogle sender timer på mail, andre skriver dem ned på papir. Da en senior medarbejder går på ferie, opdager I, at ingen har fået registreret de ekstra timer, hun lagde inden ferien. I må bruge en hel dag på at rekonstruere hendes skema ved at grave i gamle kalendere og projektnotater. Samtidig er en anden medarbejder utilfreds, fordi han mener ikke at have fået korrekt overtidsbetaling for sidste måned. Alt dette leder til stress og ekstra arbejde for ledelsen. Det er et eksempel på, hvordan manglende system sparer tid her-og-nu, men koster tid og hovedpine senere. Et digitalt system ville have givet et fælles overblik og elimineret disse usikkerheder.
Disse scenarier illustrerer, at konsekvenserne både kan ramme juridisk, økonomisk og praktisk. Heldigvis er der meget, man kan gøre for at undgå at havne i sådanne situationer. Nøglen er at komme i gang med arbejdstidsregistrering på en smart måde – og gerne før det brænder på.
Det positive er, at løsningen på ovenstående udfordringer er lige til: Få etableret en pålidelig tidsregistrering og en klar politik omkring det. Hvis I er usikre på, hvordan I griber det an, er der hjælp at hente. Her er nogle ressourcer og tips til at komme godt fra start:
Få styr på reglerne: Start med at læse op på det vigtigste omkring lovkravet. Vi har samlet de typiske spørgsmål og svar i vores FAQ om arbejdstidsregistrering – her finder I info om, hvem der er omfattet, hvad der skal registreres, og hvordan I opbevarer data m.m. Se også vores guide til lovpligtig tidsregistrering for et komplet overblik. Jo bedre I forstår reglerne, desto tryggere kan I navigere i dem.
Kom godt i gang-guide: Det behøver ikke være svært at indføre tidsregistrering. Læs vores guide Sådan kommer I i gang med tidsregistrering, som trin for trin forklarer, hvordan I implementerer et system på jeres arbejdsplads. Guiden dækker alt fra valg af løsning, involvering af medarbejdere, til hvordan I får lavet en enkel tidsregistreringspolitik for virksomheden. Med en plan i hånden undgår I overraskelser.
Vælg det rette system: Der findes mange måder at registrere tid på – fra simple regneark til avancerede digitale systemer. Valget afhænger af jeres behov. I blogindlægget Sådan vælger I det rigtige tidsregistreringssystem gennemgår vi fordele og ulemper ved forskellige løsninger. Overvej faktorer som brugervenlighed, mulighed for integration med lønsystem, mobil-app til medarbejderne osv. Et godt system skal gøre det nemt for alle at registrere tid løbende, så det ikke bliver en byrde i hverdagen.
Involver medarbejderne: Husk at informere og uddanne jeres ansatte, når I ruller tidsregistrering ud. Gør det klart, at formålet ikke er kontrol for kontrols skyld, men at det er et lovkrav og en sikring af deres rettigheder (hvilket det jo også er). Tag gerne en dialog om, hvordan tidsregistreringen kan give alle et bedre overblik over arbejdstid og sikre fx korrekt overtidsbetaling. Når medarbejderne forstår meningen og føler sig hørt, glider implementeringen lettere.
Ved at benytte ovenstående ressourcer og råd kan I relativt hurtigt få styr på tidsregistreringen. Mange virksomheder er allerede i gang – og jo før I kommer med på vognen, jo mere forebygger I risikoen for de uheldige konsekvenser, vi beskrev tidligere.
Til sidst er det værd at nævne, at I ikke behøver stå alene med opgaven. EasyHours er skabt netop for at hjælpe virksomheder som jeres sikkert igennem denne omstilling. EasyHours.dk tilbyder en brugervenlig tidsregistreringsapp, der opfylder alle lovkravene automatisk. Med EasyHours kan medarbejderne nemt registrere deres arbejdstid via computer eller smartphone, og I som arbejdsgiver får et komplet overblik. Systemet sender endda advarsler, hvis nogen er ved at overskride hviletids- eller 48-timers reglerne, så I kan gribe ind i tide og forblive på den rigtige side af loven – uden stress og uden at skulle holde øje manuelt.
Ved at vælge en løsning som EasyHours fjerner I risikoen for bøder og juridiske problemer. I sparer også tid i administrationen: ingen flere manuelle indtastninger i Excel eller glemte sedler. Alt bliver registreret automatisk og sikkert gemt i skyen i de krævede 5 år, klar til dokumentation hvis det nogensinde skulle blive nødvendigt. Samtidig får I værdifulde data, I kan bruge til at optimere driften og sikre jer, at medarbejdernes tid bruges rigtigt. Det giver ro i maven for både ledelse og medarbejdere.
Call-to-action: Er I klar til at gøre arbejdstidsregistrering nemt og bekymringsfrit? Så lad EasyHours hjælpe jer godt på vej. Besøg EasyHours.dk for at læse mere og få en gratis prøveperiode. I er også velkomne til at kontakte os for en uforpligtende snak – vi står klar til at rådgive og sørge for, at I kommer sikkert i mål med den nye tidsregistreringslov. Med EasyHours som partner kan I trygt fokusere på det, I er bedst til, velvidende at arbejdstiden bliver registreret korrekt, og at I overholder loven til punkt og prikke. Gør det nemt for jer selv – og kom i gang med EasyHours i dag!