Gratis vagtplan skabeloner i Excel og PDF
Læg en plan for, hvem der arbejder hvornår, med en ugeplan for hele holdet eller en månedsplan til skifteholdsarbejde. Begge åbner i Excel og ligger klar som printvenlig PDF, uden tilmelding. Under skabelonerne finder du gode råd til en fair vagtplan og de hvileregler, du bør tjekke, før planen bliver hængt op.
Ugentlig vagtplan
Hele holdet på ét ark for en uge. Hver medarbejder har sin egen række og hver dag et start- og sluttidspunkt, og Excel lægger de planlagte timer sammen pr. person, så du ser overarbejde, før ugen begynder.
- Én række pr. medarbejder, mandag til søndag
- Start- og sluttid for hver vagt
- Planlagte timer pr. person
Bedst til · Byggepladser, ejendomsservice og rengøringshold, hvor vagterne skifter fra uge til uge
I EasyHours · Du lægger ugen én gang, sender vagtplanen ud på medarbejdernes telefoner og lader dem bytte vagter i appen i stedet for over sms.
Månedlig vagtplan til skiftehold
En hel måned på én side med en kort vagtkode pr. person og dag, fx dag, nat eller fri. God til treholdsskift og rullende vagtplaner, hvor rytmen først viser sig, når du ser flere uger på én gang.
- Hele måneden i ét overblik
- Vagtkoder for dag, nat og fri
- Printvenlig PDF, også for 2027
Bedst til · Skifteholdsarbejde, rullende vagtplaner og tilkaldevagter
I EasyHours · Vagtplanen ligger ved siden af indstemplingerne, så du ser planlagt mod faktisk tid for hver vagt.
Sådan lægger du en vagtplan, der holder
En god vagtplan dækker hver vagt med de rigtige folk, fordeler de skæve vagter retfærdigt og overholder hvilereglerne. Trinnene herunder virker lige godt på byggepladsen, i ejendomsservice, rengøring og produktion.
Start med behovet, og sæt navne på til sidst
Skriv først ned, hvor mange der skal være på hver vagt, hvilke certifikater eller kompetencer vagten kræver, og hvilken adresse eller opgave det drejer sig om. Udfyld derefter navnene, og begynd med det, der ligger fast, som godkendt ferie og kursusdage.
- Læg ferie og andet fravær ind først, så ingen bliver sat på vagt, mens de har fri
- Fordel weekender, nattevagter og helligdage, så det ikke altid er de samme
- Sammenlign hver persons planlagte timer med den aftalte arbejdstid og grænsen for overarbejde
- Hæng planen op i god tid, og hold ændringerne på et minimum
Hvileregler, du skal tjekke
Efter arbejdsmiljølovens regler og bekendtgørelsen om hvileperiode og fridøgn skal arbejdstiden tilrettelægges, så medarbejderne får mindst 11 sammenhængende timers hvile inden for hver periode på 24 timer. Inden for hver periode på 7 døgn skal de have et fridøgn i umiddelbar forlængelse af en daglig hvileperiode, så de normalt har 35 timers sammenhængende hvile.
Varsel for vagtplanen og ændringer i den følger typisk af overenskomsten eller ansættelsesaftalen. Og siden 1. juli 2024 skal arbejdsgivere registrere medarbejdernes daglige arbejdstid, så det kan kontrolleres, at reglerne om hvile og maksimal arbejdstid bliver overholdt.
Planlagte timer er ikke arbejdede timer
Vagtplanen viser, hvad der skulle ske. Lønnen skal bruge det, der faktisk skete: sene mødetider, tidlige fyraftener, byttede vagter og overarbejde. Hold vagtplanen og timesedlerne side om side, og sammenlign planlagt med arbejdet tid før hver lønkørsel.
Spørgsmål om vagtplan skabelonen
Er vagtplan skabelonen gratis?+
Ja. Både den ugentlige og den månedlige vagtplan kan hentes gratis i Excel og PDF, uden tilmelding. Du kan ændre kolonner, sætte jeres logo på og gemme din egen version.
Virker skabelonen i Google Sheets?+
Ja. Upload .xlsx-filen til Google Drev, og åbn den i Google Sheets. Layout og summer følger med, så du kan dele vagtplanen med formænd og ledere der.
Hvor lang hvile skal der være mellem to vagter?+
Mindst 11 sammenhængende timer inden for hver periode på 24 timer, og et fridøgn inden for hver periode på 7 døgn. Der findes undtagelser for særlige typer arbejde og efter aftale. Dette er generel information, ikke juridisk rådgivning.
Hvilken skabelon passer til treholdsskift?+
Den månedlige vagtplan. Treholdsskift og rullende planer gentager sig over flere uger, så du skal kunne se hele måneden for at tjekke, at alle vagter er dækket, og at alle får deres fridøgn.
Er en vagtplan nok til at opfylde kravet om tidsregistrering?+
Nej. Vagtplanen er planen, men loven kræver, at den daglige arbejdstid, der faktisk bliver præsteret, registreres. Brug vagtplanen til at bemande opgaverne og en tidsregistrering til de faktiske timer.
Hvornår er Excel ikke nok længere?+
Typisk når du lægger vagter på flere adresser, når vagtbytte foregår på sms, eller når lønnen kræver, at du sammenligner vagtplanen med timesedler på papir. Så sparer en app, der klarer både vagter og indstempling, mest tid.
Send vagtplanen ud, og registrer timerne samme sted
I EasyHours lægger du ugen, sender vagterne ud på medarbejdernes telefoner og lader dem bytte vagter. Når de stempler ind, ser du planlagt mod faktisk tid, og godkendte timesedler eksporteres til lønnen.